டச்சு சட்டத்தின் படி நிதி தக்கவைப்பு கடமை

26 ஜூன் 2023 அன்று புதுப்பிக்கப்பட்டது

நீங்கள் ஒரு டச்சு வணிகத்தைத் தொடங்கும்போது, ​​வணிகச் சூழலைக் கட்டுப்படுத்தும் அனைத்து டச்சுச் சட்டங்களையும் நீங்கள் கடைப்பிடிக்க வேண்டும். அத்தகைய சட்டங்களில் ஒன்று நிதி தக்கவைப்பு கடமை என்று அழைக்கப்படுகிறது. உங்கள் வணிக நிர்வாகத்தை ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு காப்பகப்படுத்த வேண்டும் என்பதை இது முக்கியமாக உங்களுக்குச் சொல்கிறது. ஏன்? ஏனென்றால், டச்சு வரி அதிகாரிகள் உங்கள் நிர்வாகத்தை அவர்கள் பொருத்தமாக பார்க்கும் போதெல்லாம் சரிபார்க்க இது அனுமதிக்கிறது. வரி தக்கவைப்பு கடமை என்பது நெதர்லாந்தில் உள்ள அனைத்து தொழில்முனைவோருக்கும் பொருந்தும் சட்டப்பூர்வ கடமையாகும். நீங்கள் பழைய கோப்புகள் மற்றும் உங்கள் நிர்வாகத்தை காப்பகப்படுத்தும் வழிகளில் வேலை செய்யப் பழகினால், இது மிகவும் சவாலாக இருக்கும். உங்களுக்குத் தெரியாமல், தக்கவைப்புக் கடமைக்கு நீங்கள் இணங்காமல் இருப்பதற்கு ஒரு நல்ல வாய்ப்பும் உள்ளது.

சாராம்சத்தில், நெதர்லாந்தில் உள்ள அனைத்து தொழில்முனைவோர்களும் தங்கள் நிறுவனத்தின் நிர்வாகத்தை ஏழு ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க சட்டப்பூர்வமாக கடமைப்பட்டுள்ளனர் என்று நிதித் தக்கவைப்புக் கடமை கூறுகிறது. தயவுசெய்து கவனிக்கவும், சில ஆவணங்களுக்கு, ஏழு ஆண்டுகள் தக்கவைப்பு காலம் பொருந்தும், ஆனால் மற்றவர்களுக்கு பத்து ஆண்டுகள். ஆவணங்கள் ஒரு வழியில் சேமிக்கப்பட வேண்டும், இது டச்சு வரி அதிகாரிகளின் ஆய்வாளர்கள் நிர்வாகத்தை நியாயமான காலத்திற்குள் எளிதாகச் சரிபார்க்க அனுமதிக்கிறது. இந்தக் கட்டுரையில், உங்கள் நிறுவனத்திற்கான நிதித் தக்கவைப்புக் கடமை என்ன, அதை நீங்கள் எவ்வாறு கடைப்பிடிக்கலாம் மற்றும் என்னென்ன ஆபத்துக்களைக் கவனிக்க வேண்டும் என்பதை நாங்கள் கோடிட்டுக் காட்டுவோம்.

நிதி தக்கவைப்பு கடமை பற்றிய தகவல்

நாங்கள் ஏற்கனவே மேலே விளக்கியது போல், அனைத்து டச்சு வணிக உரிமையாளர்களும் டச்சு வரி அதிகாரிகளுக்கு ஏழு ஆண்டுகளுக்கு முன்பு வரை நிர்வாகத்தை சரிபார்க்கும் வாய்ப்பை வழங்குவதற்கான சட்டப்பூர்வ கடமையைக் கொண்டுள்ளனர். பொதுப் பேரேடு, உங்கள் பங்கு நிர்வாகம், பெறத்தக்க கணக்குகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள், கொள்முதல் மற்றும் விற்பனை நிர்வாகம் மற்றும் ஊதிய நிர்வாகம் போன்ற உங்கள் நிதிச் செலவு மற்றும் வருவாய் பற்றிய அடிப்படைத் தரவுகளுக்கு இது பொருந்தும். எனவே, 1ல் இருந்து இயங்கும் குறிப்பிட்ட நிதியாண்டின் போது வெளியே செல்லும் மற்றும் உள்ளே செல்லும் அனைத்துப் பணமும்^st ஜனவரி முதல் 31 வரை^st டிசம்பர் மாதம். ஒவ்வொரு டச்சு தொழிலதிபரும் கடந்த ஏழு (அல்லது பத்து) ஆண்டுகளில், வரி அதிகாரிகளின் சீரற்ற சோதனையின் போது அனைத்து தரவையும் காட்ட முடியும் என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். ரேண்டம் என்றால், அவை அறிவிக்கப்படாமல் வரலாம், எனவே நீங்கள் பொதுவாக எப்போதும் தயாராக இருக்க வேண்டும்.

ஒரு காசோலை நடக்க பல காரணங்கள் உள்ளன, இருப்பினும் சில நேரங்களில் அது ஒரு பொது தணிக்கையாக நடக்கும். நீங்கள் எல்லாவற்றையும் சட்டப்பூர்வமாகச் செய்கிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தவும், உங்கள் நிர்வாகத்தைப் புதுப்பித்த நிலையில் வைத்திருக்கவும், வரி அதிகாரிகள் உங்களுக்கு ஒரு குறிப்பிட்ட காலச் சோதனை தேவை என்று முடிவு செய்யலாம். இந்த சோதனைகள் தற்செயலாக நடக்கும், ஆனால் அடிக்கடி நடக்காது. மற்ற சந்தர்ப்பங்களில், வரி அதிகாரிகள் உங்களைச் சரிபார்க்க முடிவு செய்வதற்கு பெரும்பாலும் தெளிவான காரணம் உள்ளது. எடுத்துக்காட்டாக, வரி அதிகாரிகள் சந்தேகத்திற்குரியதாகக் கருதும் வருமானத்தை நீங்கள் சமர்ப்பித்தீர்கள். அல்லது வரி ஆய்வாளர் உங்கள் சப்ளையர்களில் ஒருவரிடம் அல்லது வணிக பங்குதாரர் அல்லது சம்பந்தப்பட்ட மூன்றாம் தரப்பினரிடம் நடத்தும் விசாரணையைப் பற்றி நீங்கள் சிந்திக்கலாம். ஆய்வாளர் உங்கள் நிர்வாகத்திற்கு அணுகலைக் கோருகிறார், மேலும் அவர் பிழைகள் அல்லது முறைகேடுகளைக் கண்டறிய முடியுமா என்று பார்க்கிறார். இதனால்தான், நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட மற்றும் சுருக்கமான நிர்வாகத்தை நடத்துவது மிகவும் முக்கியம் என்று புத்தகக் காப்பாளர்களும் கணக்காளர்களும் தங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அடிக்கடி சுட்டிக்காட்டுகிறார்கள்.

வரி அதிகாரிகள் வந்து உங்கள் நிர்வாகத்தில் முழுக்கு முடியும் என்பதால் மட்டுமல்ல, உங்களுக்கும் உங்கள் நிறுவனத்திற்கும் குறிப்பாக பிற நன்மைகள் காரணமாகவும். நீங்கள் ஒரு திடமான நிர்வாகத்தை நடத்துகிறீர்கள் என்றால், இது உங்கள் நிதி புள்ளிவிவரங்களைப் பற்றிய நுண்ணறிவை வழங்குகிறது. வீட்டுப் புத்தகத்திற்கு இணையாக நீங்கள் இதை ஓரளவு பார்க்கலாம்: உள்ளே வரும் மற்றும் வெளியே செல்லும் எல்லாப் பணத்தையும் நீங்கள் கண்காணிக்கிறீர்கள். இதன் பொருள், சிக்கல்கள் எங்கு உள்ளன என்பதை நீங்கள் சரியாக அறிவீர்கள், உதாரணமாக, நீங்கள் உண்மையில் லாபத்தில் ஈட்டுவதை விட சொத்துக்களில் அதிக செலவு செய்யும் போது. ஒரு இன்ஸ்பெக்டர் உங்கள் கதவைத் தட்டுவதற்கான வாய்ப்பு பெரிதாக இருக்காது என்ற உண்மை இருந்தபோதிலும், நிர்வாகத்தை ஒழுங்காக வைத்திருப்பது இன்னும் புத்திசாலித்தனம். தொழில்முனைவோருக்கு, தகவலறிந்த முடிவுகளை எடுப்பதற்கான புள்ளிவிவரங்களின் நம்பகமான ஆதாரமாக கணக்கியல் உள்ளது. குறைவான முதலீடு செய்து, குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு அதிகப் பணம் சம்பாதிப்பதைத் தவிர்த்து, புதியவற்றில் எப்போது முதலீடு செய்ய வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிப்பது எளிது என்பதே இதன் பொருள். இது உங்கள் நிறுவனத்தின் லாபத்தைப் பற்றிய ஒட்டுமொத்தக் கண்ணோட்டத்தை உங்களுக்கு வழங்குகிறது, நீங்கள் உண்மையான வெற்றியை அடைய விரும்பினால் இது மிகவும் முக்கியமானது.

10 வருடங்களைத் தக்கவைத்துக்கொள்ளும் காலத்தை எப்போது பயன்படுத்துவீர்கள்?

நாம் சுருக்கமாக மேலே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, வழக்கமான தக்கவைப்பு காலம் 7 ​​ஆண்டுகள் ஆகும். சில சந்தர்ப்பங்களில், தொழில்முனைவோர் சில ஆண்டுகளுக்கு, அதாவது 10 ஆண்டுகளுக்கு தகவல் மற்றும் தரவைச் சேமிக்க வேண்டும். இந்த நீடித்த தக்கவைப்பு கடமை பொருந்தும் சூழ்நிலைகளில் ஒன்று, நீங்கள் ஒரு அலுவலக கட்டிடம் அல்லது வேறு வகையான வணிக வளாகத்தை சொந்தமாக அல்லது வாடகைக்கு எடுக்கும்போது. அசையாச் சொத்தைப் பற்றிய தரவு பத்து வருடங்கள் தக்கவைத்துக் கொள்ள வேண்டிய கட்டாயத்திற்கு உட்பட்டது, எனவே உங்கள் நிறுவனத்தின் மூலம் நீங்கள் எந்த வகையான சொத்துக்களையும் வைத்திருந்தால், நீங்கள் நீண்ட தக்கவைப்பு காலத்திற்கு உட்பட்டிருப்பீர்கள். உங்கள் நிறுவனம் வானொலி மற்றும் தொலைக்காட்சி ஒளிபரப்பு சேவைகள், மின்னணு சேவைகள் மற்றும்/அல்லது தொலைத்தொடர்பு சேவைகளை வழங்கும் போது அல்லது வழங்குவதில் ஈடுபட்டிருக்கும் போது, ​​OSS-திட்டம் (ஒன்-ஸ்டாப்-ஷாப்) என அழைக்கப்படுவதையும் தேர்வுசெய்தால் இது பொருந்தும். சில விதிமுறைகள் அல்லது ஏற்பாடுகள் பற்றி வரி அதிகாரிகளுடன் ஒப்பந்தங்களைச் செய்வது உண்மையில் முற்றிலும் சாத்தியம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்:

• நிர்வாகம் எவ்வளவு விரிவாக இருக்க வேண்டும்
• பதிவுகள் வைக்கப்படும் விதம்
• அடிப்படைத் தரவைத் தவிர மற்ற தரவுகளை குறுகிய காலத்திற்கு வைத்திருத்தல்

வருடாந்தர தொழில்முனைவோர் வரி விலக்குக்கான "அடிப்படை தரவு" நேரப் பதிவேட்டையும் வைத்து, புதுப்பிக்கவும். இது ஒரு நல்ல மைலேஜ் பதிவை வைத்திருப்பதற்கும் உண்மை. உங்கள் தனிப்பட்ட காரை வணிகத்திற்காக அல்லது வேறு வழியில் பயன்படுத்துவதற்கு ஒன்றை நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டும்: உங்கள் வணிக காரை வணிகத்திற்காக மட்டுமே பயன்படுத்தும்போது, ​​தனிப்பட்ட முறையில் பயன்படுத்த முடியாது.

ஒரு நிர்வாகத்தை சரியாக யார் வைத்திருக்க வேண்டும்?

நீங்கள் கேட்கக்கூடிய முதல் கேள்விகளில் ஒன்று, குறைந்தபட்சம் 7 ஆண்டுகளுக்கு ஒரு நிர்வாகத்தை வைத்திருக்க வேண்டிய கடமை யார்? உண்மையில், ஒவ்வொரு வணிக உரிமையாளரும் அவ்வாறு செய்ய வேண்டும். உங்கள் வணிகம் எவ்வளவு பெரியது அல்லது சிறியது என்பது முக்கியமல்ல: ஒவ்வொரு டச்சு தொழில்முனைவோருக்கும் கடமை உள்ளது. நீங்கள் ஒரு நிர்வாகத்தை மட்டும் வைத்திருக்க வேண்டிய அவசியமில்லை, ஆனால் நிர்வாகத்தை வரி அதிகாரிகள் சரிபார்க்க அனுமதிக்கும் வகையில் வைத்திருக்க வேண்டும். எனவே, இதில் சில விதிகள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகள் உள்ளன, அதாவது டச்சு சட்டத்தின்படி உங்கள் நிர்வாகம் சரியாக இருக்க வேண்டும். VAT வருமானம் மற்றும் உள்-சமூக சப்ளைகளின் (ICP) அறிவிப்பைச் சரியாகச் சமர்ப்பிக்க இந்த நிர்வாகம் உங்களுக்குத் தேவை, ஆனால் உங்கள் வணிகத்தை சரியாக நடத்தவும். பொதுவாக, இதன் பொருள் நீங்கள் அனைத்து அசல் ஆவணங்களையும் வைத்திருக்க வேண்டும், எனவே அவர்/அவள் சரிபார்ப்பைச் செய்யும்போது வரி ஆய்வாளரிடம் அவற்றைக் காண்பிக்க முடியும்.

முழுமையான VAT பதிவுகளை வைத்திருப்பதில் இருந்து விலக்கு பெற்றவர் யார்?

சில தொழில்முனைவோர் உள்ளனர், அவர்கள் முழுமையான VAT பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டியதில்லை:

• VAT-விலக்கு பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை மட்டுமே வழங்கும் தொழில்முனைவோர்
• தொழில்முனைவோர் அல்லாத, ஆனால் VAT அடையாள எண்ணைக் கொண்ட சட்ட நிறுவனங்கள்

கூடுதல் நிர்வாகக் கடமைகள்

மார்ஜின் பொருட்களை வர்த்தகம் செய்யும் நிறுவனத்தை நீங்கள் வைத்திருக்கிறீர்களா? பின்னர் கூடுதல் நிர்வாகக் கடமைகள் உங்களுக்குப் பொருந்தும். மார்ஜின் பொருட்கள் என்றால் என்ன? மார்ஜின் பொருட்கள் பொதுவாக பயன்படுத்தப்படும் (இரண்டாம்) பொருட்கள், நீங்கள் VAT செலுத்தாமல் வாங்கியவை. சில நிபந்தனைகளின் கீழ், பின்வரும் உருப்படிகள் விளிம்புப் பொருட்களாகவும் கருதப்படலாம்:

• கலை
• பழம்பொக்கிஷங்கள்
• VAT உடன் நீங்கள் வாங்கும் அல்லது இறக்குமதி செய்யும் சேகரிப்புகள்.

பயன்படுத்தப்பட்ட பொருட்களின் வகையின் கீழ் எது வரும்?

பயன்படுத்திய பொருட்கள் அனைத்தும், பழுதுபார்த்த பிறகு அல்லது இல்லாவிட்டாலும், நீங்கள் மீண்டும் பயன்படுத்தக்கூடிய பொருட்கள். தயவுசெய்து கவனிக்கவும், நீங்கள் ஒரு தனி நபரிடமிருந்து வாங்கும் அனைத்து பொருட்களும் எப்போதும் பயன்படுத்தப்பட்ட பொருட்களே, அவை பயன்படுத்தப்படாவிட்டாலும் கூட. பயன்படுத்திய பொருட்களில் வீட்டில் வளர்க்கப்பட்ட பொருட்கள் அல்லது குதிரைகளைப் போலவும் அடங்கும். நீங்கள் மார்ஜின் பொருட்களை வர்த்தகம் செய்யும்போது, ​​நீங்கள் பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும். மார்ஜின் பொருட்களின் வர்த்தகம் பொது நிர்வாகக் கடமைகளுக்கு உட்பட்டது என்பதே இதற்குக் காரணம். இது தவிர, மார்ஜின் பொருட்களின் உங்கள் நிர்வாகத்திற்கு வெவ்வேறு விதிகள் பொருந்தும். மார்ஜின் பொருட்களின் கொள்முதல் மற்றும் விற்பனை, நிச்சயமாக, உங்கள் பதிவுகளில் வைக்கப்பட வேண்டும். இந்த பொருட்களுக்கு, இதை அடைய இரண்டு வெவ்வேறு முறைகள் உள்ளன:

• நீங்கள் தனிப்பட்ட பொருளுக்கு VAT கணக்கிடுகிறீர்கள், மேலும் உங்கள் நிர்வாகத்தில் ஒரு பொருளின் கொள்முதல் மற்றும் விற்பனையைக் கண்காணிக்கவும். வரி அதிகாரிகள் இதை தனிப்பட்ட முறை என்று அழைக்கிறார்கள்.
• ஒரு அறிவிப்பு காலத்தில் மொத்த லாப வரம்பில் VAT கணக்கிடுகிறீர்கள். இதை உலகமயமாக்கல் முறை என்கிறோம்.

இரண்டு முறைகளும் கூடுதல் நிர்வாகக் கடமைகளுக்கு உட்பட்டவை. எனவே நீங்கள் எந்த முறையைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள்? நீங்கள் எந்த முறையைப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கப்படுகிறீர்கள் என்பது பொருட்களின் வகையைப் பொறுத்தது என்று கூறுவதன் மூலம் இந்தக் கேள்விக்கு பதிலளிக்க முடியும். பின்வரும் பொருட்களுக்கு உலகமயமாக்கல் முறை கட்டாயமாகும்:

• கார்கள், மோட்டார் சைக்கிள்கள், சைக்கிள்கள், மொபெட்கள் மற்றும் கேரவன்கள் போன்ற போக்குவரத்து வழிமுறைகள்
• ஆடை
• மரச்சாமான்கள்
• புத்தகங்கள் மற்றும் பத்திரிகைகள்
• புகைப்படம், திரைப்படம் மற்றும் வீடியோ உபகரணங்கள்
• வீடியோடேப்கள், டிவிடிகள், இசை கேசட்டுகள், குறுந்தகடுகள், எல்பிகள் போன்றவை.
• இசை கருவிகள்
• வீட்டு உபகரணங்கள்
• மின்சார உபகரணங்கள்
• செல்லப்பிராணிகள்
• கலை, பழம்பொருட்கள் மற்றும் சேகரிப்புகள் (சில நிபந்தனைகளின் கீழ், முன்பு குறிப்பிட்டபடி)

இந்த பொருட்களில் பயன்படுத்தப்படும் பாகங்கள், பாகங்கள் மற்றும் பொருட்களுக்கும் உலகமயமாக்கல் முறை கட்டாயமாகும், ஏனெனில் அவை விளிம்புப் பொருட்களின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாகும். எனவே, நீங்கள் பயன்படுத்திய காரில் புதிய எக்ஸாஸ்ட் டியூப்பைப் போட்டாலும், அது மார்ஜின் குட் (கார்) பகுதியாக இருக்கும்.

மார்ஜின் சரக்குகளாக தகுதி பெறாத பொருட்கள்

நீங்கள் மார்ஜின் பொருட்களைத் தவிர மற்ற பொருட்களை வர்த்தகம் செய்கிறீர்களா? உங்கள் பொருட்கள் பயன்படுத்தப்பட்டதற்கு தகுதியானவை அல்ல என்று அர்த்தம்? உலகமயமாக்கல் முறைக்கு மாறாக, நீங்கள் தனிப்பட்ட முறையைப் பயன்படுத்த வேண்டும். உலகமயமாக்கல் முறையானது நேர்மறை லாப வரம்புகளுக்கு எதிராக எதிர்மறை லாப வரம்புகளை ஈடுகட்ட உங்களை அனுமதிக்கிறது. இருப்பினும், தனிப்பட்ட முறையில் இது அனுமதிக்கப்படவில்லை. எப்படியிருந்தாலும், முறைகளை மாற்றுமாறு டச்சு வரி அதிகாரிகளிடம் கேட்பது முற்றிலும் சாத்தியமாகும், இது உங்களுக்கு சரியானதாக இருக்கும் என்று நீங்கள் நம்பும் போதெல்லாம். நீங்கள் ஏலதாரராக இருந்தால் அல்லது ஏலதாரராக உங்கள் சார்பாக செயல்படும் இடைத்தரகர் என்றால் மட்டுமே, நீங்கள் உலகமயமாக்கல் முறையைப் பயன்படுத்தக்கூடாது. ஏலதாரர் வாங்குபவர்களுக்கும் விற்பவர்களுக்கும் இடையில் ஒரு இடைத்தரகராக செயல்படுவதால், பொருளின் உரிமையாளராக பார்க்க முடியாது என்பதே இதற்குக் காரணமாக இருக்கலாம். மேலும், நீங்கள் VAT உடன் மார்ஜின் பொருட்களை விற்கலாம். VAT உடன் மார்ஜின் பொருட்களை விற்க நீங்கள் உண்மையில் தேர்வு செய்யலாம். கீழ் உங்கள் நிர்வாகத்தில் நீங்கள் என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை நீங்கள் படிக்கலாம் சாதாரண VAT திட்டத்தின் கீழ் விற்பனை செய்யும் போது நிர்வாக விளைவுகள்.

ஒரு குறிப்பிட்ட காலக்கெடுவில் நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டிய சரியான ஆவணங்கள்

நாங்கள் முன்பு குறிப்பிட்டது போல, வரி அதிகாரிகள் தரவைச் சரிபார்க்க உங்கள் நிறுவனத்தின் நிர்வாகத்தின் அனைத்து அடிப்படைத் தரவையும் 7 ஆண்டுகளுக்கு வைத்திருக்க வேண்டும். எந்தவொரு பொருளின் அல்லது சேவையின் தற்போதைய மதிப்பு காலாவதியாகும்போது 7 வருட காலம் தொடங்குகிறது. இந்த சூழலில் 'நடப்பு' என்றால் என்ன என்பதை விளக்குவதற்கு, கார் குத்தகை ஒப்பந்தத்தின் உதாரணத்தைப் பயன்படுத்தலாம். 3 வருட காலத்திற்கு நீங்கள் ஒரு காரை குத்தகைக்கு விடுவீர்கள் என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள். ஒப்பந்தம் செயலில் இருக்கும் வரை, பொருள் அல்லது சேவை தற்போதையதாகக் கருதப்படுகிறது. எவ்வாறாயினும், ஒப்பந்தம் முடிவடைந்தவுடன், அந்த நேரத்தில் பொருள் அல்லது சேவை இனி பயன்படுத்தப்படாது, இதனால், காலாவதியாகும் தகுதியைப் பெறுகிறது. நீங்கள் எதையாவது (ஆஃப்) செலுத்துவதற்கு இறுதிப் பணம் செலுத்தும் போது, ​​நிலைமைக்கும் இது பொருந்தும். அந்த தருணத்திலிருந்து, தொடர்ந்து 7 ஆண்டுகளுக்கு இந்த பொருள் அல்லது சேவையைப் பற்றிய தரவை நீங்கள் சேமிக்க வேண்டும், ஏனெனில் தக்கவைப்பு காலம் உண்மையில் தொடங்கும். நிச்சயமாக, எந்த ஆவணங்கள் மற்றும் எந்தத் தரவை நீங்கள் காப்பகப்படுத்த வேண்டும் என்பதை அறிய விரும்புகிறீர்கள். அடிப்படை தரவு பொதுவாக பின்வருவனவற்றைக் கொண்டுள்ளது:

• பொதுப் பேரேடு
• பங்கு நிர்வாகம்
• கொள்முதல் மற்றும் விற்பனை நிர்வாகம்
• பெறத்தக்க கணக்குகள் மற்றும் செலுத்த வேண்டிய கணக்குகள் நிர்வாகம்
• ஊதிய நிர்வாகம்

மேற்கூறிய அடிப்படைத் தரவுகளுடன் கூடுதலாக, நீங்கள் அனைத்து முதன்மைத் தரவையும் வைத்திருக்க வேண்டும் என்ற உண்மையை நீங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும். முதன்மை தரவு உங்கள் கடனாளிகள் மற்றும் கடனாளிகள் பற்றிய தகவல் மற்றும் கட்டுரை கோப்புகள் போன்ற பாடங்களுடன் தொடர்புடையது. முதன்மை தரவுகளில் உள்ள அனைத்து பிறழ்வுகளும் பின்னர் கண்டறியப்பட வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும்.

விலைப்பட்டியல்களை சேமிப்பதற்கான சரியான வழி

தக்கவைப்பு கடமையின் ஒரு முக்கிய பகுதியாக தரவு பெறப்பட்டு சேமிக்கப்படும் குறிப்பிட்ட வழி. இந்த குறிப்பிட்ட விஷயத்தை உள்ளடக்கிய சட்ட விதிகளின்படி, வரிவிதிப்புக்கு முக்கியமான புத்தகங்கள், ஆவணங்கள் மற்றும் தரவு கேரியர்களை நீங்கள் பெற்ற அதே வழியில் வைத்திருக்க வேண்டும். எனவே, அதன் அசல் நிலையில், மூலத் தரவின் முதன்மைப் பதிவு என்று பொருள். இதன் பொருள், டிஜிட்டல் முறையில் பெறப்பட்ட ஆவணமும் டிஜிட்டல் முறையில் சேமிக்கப்பட வேண்டும், இது தொடக்கத்தில் எதிர்மறையாகத் தோன்றலாம், ஏனெனில் உடல் ரீதியாக தரவுகளை சேமிப்பது நீண்ட காலமாக வழக்கமாக உள்ளது. இது இனி பொருந்தாது. எடுத்துக்காட்டாக, மின்னஞ்சல் மூலம் நீங்கள் பெறும் மேற்கோள் அல்லது விலைப்பட்டியல் டிஜிட்டல் கோப்பாகச் சேமிக்கப்பட வேண்டும், ஏனெனில் நீங்கள் அதைப் பெற்ற அசல் வழி டிஜிட்டல் ஆகும். தக்கவைப்பு கடமையின் விதிகளின்படி, நீங்கள் இந்த மேற்கோளை அல்லது விலைப்பட்டியலை டிஜிட்டல் முறையில் மட்டுமே சேமிக்க முடியும்.

நீங்கள் செய்ய வேண்டிய மற்றொரு விஷயம், ஒவ்வொரு டிஜிட்டல் கோப்பையும் டிஜிட்டல் முறையில் சேமிப்பதற்கு அடுத்ததாக நீங்கள் பெற்ற கோப்பின் மூலத்தை சேமிப்பது. விலைப்பட்டியலைச் சேமிப்பது மட்டும் போதாது, ஏனெனில் ரசீது பெற்ற பிறகு, விலைப்பட்டியல் உங்களால் கைமுறையாகச் சரி செய்யப்படவில்லை என்பதை நீங்கள் நிரூபிக்க முடியும் என்று வரி அதிகாரிகள் விரும்புகிறார்கள். எனவே, விலைப்பட்டியலை சேமிப்பதன் மூலம் மட்டுமல்லாமல், விலைப்பட்டியல் இணைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சலையும் சேமிப்பதன் மூலம் இதை நீங்கள் உணர்கிறீர்கள். நீங்கள் PDF அல்லது வேர்ட் கோப்பாக சேமித்துள்ள விலைப்பட்டியல் உண்மையில் மின்னஞ்சல் மூலம் பெறப்பட்டதைப் போன்றது என்பதை ஆய்வாளர் பார்க்க இது அனுமதிக்கிறது. தகவல் அமைப்பில் உள்ள தரவு, பெறப்பட்ட தரவு என அழைக்கப்படுபவை, மூலத் தரவைக் கண்டறியக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும். நிர்வாகத்தை டிஜிட்டல் முறையில் சேமிக்கும் போது இந்த தணிக்கை பாதை ஒரு முக்கியமான நிபந்தனையாகும். உங்கள் வாடிக்கையாளர்களிடம் அடையாளத்தைக் கேட்கவும் உங்களுக்கு அனுமதி உண்டு. GDPR விதிகளின்படி அனுமதிக்கப்படாதது என்னவென்றால், இந்த அடையாள வடிவம் நகலெடுக்கப்பட்டு, எடுத்துக்காட்டாக, நிர்வாகத்தில் சேமிக்கப்படுகிறது. நீங்கள் ஒரு பணியாளரை பணியமர்த்தும்போது அல்லது நீங்கள் வழங்கும் சேவைகளில் (சில) சந்தாதாரராக ஆவதற்கு மக்கள் தங்கள் அடையாளத்தை நிரூபிக்க வேண்டும் போன்ற கட்டாயமான சந்தர்ப்பங்களில் மட்டுமே இது அனுமதிக்கப்படும்.

உடல் நிர்வாகத்தை வைத்திருப்பதற்கான சரியான வழி

நீங்கள் காகிதத்தில் தபால் மூலம் பெறும் விலைப்பட்டியல் அல்லது பிற ஆவணம் மற்றும் அதை வைத்திருக்க வேண்டும், நீங்கள் உண்மையில் டிஜிட்டல் மயமாக்கலாம் மற்றும் வரி அதிகாரிகளின் படி டிஜிட்டல் முறையில் சேமிக்கலாம். எனவே சாராம்சத்தில், காகிதத்தில் உள்ள விலைப்பட்டியலான மூலக் கோப்பை டிஜிட்டல் கோப்புடன் மாற்றுகிறீர்கள். இதுவே மதமாற்றம் எனப்படும். ஆனால் நினைவில் கொள்ளுங்கள், இந்தச் சூழ்நிலையில், நாங்கள் மேலே குறிப்பிட்டுள்ளபடி, சட்டப்பூர்வமாக பிணைக்கப்பட்ட காலத்திற்கு அசல் கோப்பையும் நீங்கள் வைத்திருக்க வேண்டும். டிஜிட்டல் மயமாக்கும் போது, ​​உங்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டிய சில முக்கியமான காரணிகள் உள்ளன. வணிக உரிமையாளர்கள், இன்வாய்ஸ்களை ஸ்கேன் செய்வதன் மூலமோ, ஆவணங்களின் புகைப்படத்தை எடுப்பதன் மூலமோ அல்லது அவர்களின் கணக்கியல் திட்டத்துடன் இணைக்கப்பட்ட டிஜிட்டல் மயமாக்கல் கருவியின் மூலமாகவோ டிஜிட்டல் மயமாக்குகிறார்கள், இது 'ஸ்கேன் & அங்கிகரி' என்றும் அழைக்கப்படுகிறது. டிஜிட்டல் மயமாக்கலின் இந்த கடைசி வழியின் மூலம் மட்டுமே, இன்வாய்ஸ்களை மிக எளிதாக மட்டுமல்லாமல், சரியான நடைமுறைப்படியும் டிஜிட்டல் மயமாக்க முடியும்.

தக்கவைப்பு கடமை பற்றிய ஒரு சிற்றேட்டில், டச்சு வரி அதிகாரிகள் ஒரு மாற்றத்தை சந்திக்க வேண்டிய நிபந்தனைகளை குறிப்பிடுகின்றனர். இங்கே, அசல் ஆவணத்தின் பாதுகாப்பு அம்சங்கள் இழக்கப்படாமல் இருப்பது முக்கியம். இதன் பொருள், ஏழு வருட காலத்திற்கு நீங்கள் எப்போதும் காகித விலைப்பட்டியல்களை உடல் ரீதியாக (காகித வடிவில்) வைத்திருக்க வேண்டும். குறிப்பாக பணமாக செலுத்தப்பட்ட ரசீதுகள் நம்பகத்தன்மையை சரிபார்க்க வரி அதிகாரிகளுக்கு கடினமாக உள்ளது. மறுபுறம், இது குறித்து வரி அதிகாரிகளுடன் ஒப்பந்தங்களைச் செய்த கணக்கியல் நிறுவனங்களின் எடுத்துக்காட்டுகளும் உள்ளன. எடுத்துக்காட்டாக, அலுவலகங்கள் தங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு டிஜிட்டல் முறையில் உடல் விலைப்பட்டியல்களைச் சேமிப்பதற்கான அனுமதியைப் பெற்றுள்ளன, இதனால் அவர்கள் இனி காகிதத்தில் எதையும் வைத்திருக்க வேண்டியதில்லை. ஒரு தொழிலதிபராக நீங்கள் உங்கள் விருப்பங்களை ஆராய்ந்து, உங்கள் குறிப்பிட்ட விருப்பங்களைப் பற்றி வரி அதிகாரிகளிடம் பேசுவது புத்திசாலித்தனம். நீங்கள் எல்லாவற்றையும் சுத்தமாகவும், வெளிப்படையாகவும், சட்டப்பூர்வமாகவும் வைத்திருக்கும் வரை, அவர்கள் அடிக்கடி நெகிழ்வாகவும் சில வழிகளில் உங்களுக்கு உதவவும் தயாராக இருக்கிறார்கள்.

டிஜிட்டல் தரவைச் சேமிப்பதற்கான சரியான வழி

டிஜிட்டல் தரவை சரியாக சேமிக்க பல வழிகள் உள்ளன. மிக முக்கியமான நிபந்தனை, நிச்சயமாக, தரவு 7 (அல்லது 10) ஆண்டுகளுக்கு சேமிக்கப்பட வேண்டும். உங்கள் எல்லா தரவையும் சேமித்து உங்கள் சொந்த சர்வரில் வேலை செய்கிறீர்களா? டச்சு நிதிச் சட்டம், நீங்கள் ஒரு நல்ல காப்புப் பிரதி செயல்முறையை வைத்திருக்க வேண்டும் என்று கட்டளையிடுகிறது, அதே நேரத்தில் நீங்கள் இந்த காப்புப்பிரதிகளை தொடர்ந்து செய்ய வேண்டும். அதற்கு அடுத்ததாக, இந்த காப்புப்பிரதிகள் டிஜிட்டல் நிர்வாகம் அமைந்துள்ள இடத்தை விட வேறு இடத்தில் சேமிக்கப்பட வேண்டும். உதாரணமாக, நீங்கள் வெளிப்புற வன்வட்டை இந்த முடிவுக்கு பயன்படுத்தலாம். உங்கள் தரவைச் சேமிக்க கிளவுட் தீர்வைத் தேர்வுசெய்யவும் இது அனுமதிக்கப்படுகிறது மற்றும் சாத்தியமாகும். உங்களுக்குத் தெரியுமா, கிளவுட் அடிப்படையிலான கணக்கியல் மென்பொருளில் பின்வருபவை போன்ற பல நன்மைகள் உள்ளன: 

• நீங்களும் உங்கள் புத்தகக் காப்பாளர் அல்லது கணக்காளரும் எந்தச் சாதனத்திலிருந்தும் தரவை அணுகலாம்
• உங்கள் தரவு பாதுகாப்பாக வைக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் கணினி அல்லது பிற சாதனம் செயலிழந்தால் இழக்கவோ அல்லது சேதமடையவோ முடியாது
• உண்மையான தற்போதைய தரவின் அடிப்படையில் உங்களுக்குத் தெரிவிக்கலாம் மற்றும் உங்கள் நிறுவனத்தை வழிநடத்தலாம்
• நீங்கள் மற்ற நிரல்களை கணக்கியல் மென்பொருளுடன் இணைக்கலாம்

இந்த விதிகளை நீங்கள் மனதில் வைத்துக் கொள்ளும்போது, ​​உங்கள் டிஜிட்டல் நிர்வாகத்தை சரியான முறையில் சேமிப்பதில் நீங்கள் மிகவும் பாதுகாப்பாக இருக்கிறீர்கள். டிஜிட்டல் நிர்வாகத்தைப் பற்றிய மேலும் சில சுவாரஸ்யமான விவரங்களை கீழே விவரிக்கிறோம்.

கோப்புகள் மற்றும் தரவுகளின் டிஜிட்டல் சேமிப்பு தொடர்பான கூடுதல் நிபந்தனைகள் மற்றும் தேவைகள்

பழைய காலத்து உபகரணங்களில் தரவுகளை சேமித்து வைத்திருக்கிறீர்களா? தக்கவைப்பு கடமை என்பது, தக்கவைக்கப்பட்ட தரவு அணுகக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும் என்பதாகும். எனவே, நீங்கள் அசல் கோப்பை அணுகவும் திறக்கவும் முடியும். அதாவது, எடுத்துக்காட்டாக, சில டிஜிட்டல் கோப்புகளை இந்த வழியில் மட்டுமே ஆலோசிக்க முடியும் என்றால், தரவை அணுக உங்களை அனுமதிக்கும் பழைய உபகரணங்கள் பாதுகாக்கப்பட வேண்டும். பழைய நெகிழ் வட்டு அல்லது முந்தைய விண்டோஸ் பதிப்பு போன்ற பழைய சேமிப்பக மீடியாவைப் பற்றி நீங்கள் சிந்திக்கலாம். மேலும், பெரும்பாலான கணக்கியல் தொகுப்புகள் தணிக்கை கோப்பு என்று அழைக்கப்படுவதை நிதி ரீதியாக ஆதரிக்கின்றன. தணிக்கைக் கோப்பு பொதுப் பேரேட்டில் இருந்து ஒரு பகுதி. எவ்வாறாயினும், தணிக்கைக் கோப்பை மட்டும் வைத்திருப்பது போதாது என்பதை நினைவில் கொள்ளவும், ஏனெனில் அதில் அனைத்து நிர்வாக உள்ளீடுகளும் இல்லை. மேலும், உங்கள் காலெண்டர், ஆப்ஸ் மற்றும் எஸ்எம்எஸ் போன்ற அனைத்து மின்னணு தகவல்தொடர்பு வழிமுறைகளையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். மின்னஞ்சல், வாட்ஸ்அப், எஸ்எம்எஸ் மற்றும் ஃபேஸ்புக் மூலம் வரும் அனைத்து செய்திகளும் 'வணிக தொடர்பு' வகையின் கீழ் வரும் என்று கருதப்படும் வரை வைக்கப்பட வேண்டும். ஆய்வின் போது, ​​ஆய்வாளரால் கோரப்பட்ட படிவத்தில் இந்தத் தகவல் கிடைக்க வேண்டும். டிஜிட்டல் நிகழ்ச்சி நிரலை வைத்திருப்பதற்கும் இந்த விதி பொருந்தும்.

காகிதக் கோப்பை டிஜிட்டல் அல்லது சேமிப்பக ஊடகமாக மாற்றுவது பற்றி மேலும்

சில நிபந்தனைகளின் கீழ், நீங்கள் ஒரு சேமிப்பக ஊடகத்திலிருந்து மற்றொன்றுக்கு தரவை மாற்றலாம். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு காகித ஆவணம் அல்லது CD-ROM இன் உள்ளடக்கங்களை USB ஸ்டிக்கிற்கு ஸ்கேன் செய்தல். நிச்சயமாக, இதைச் செய்ய சில நிபந்தனைகள் உள்ளன, அவை பின்வருமாறு:

• மாற்றம் சரியாகவும் முழுமையாகவும் செய்யப்படுகிறது
• மாற்றப்பட்ட தரவு முழு தக்கவைப்பு காலம் முழுவதும் கிடைக்கும்
• நீங்கள் தரவை மீண்டும் உருவாக்கி, நியாயமான நேரத்திற்குள் படிக்கக்கூடியதாகவும் கட்டுப்படுத்தவும் முடியும்

இதை உணர்ந்து வெற்றி பெற்றால், இனி காகித ஆவணங்களை வைத்திருக்க வேண்டிய கட்டாயம் இருக்காது. எனவே மேற்கூறிய நிபந்தனைகளை நீங்கள் பூர்த்தி செய்ய முடிந்தால், அசல் ஆவணத்தை நீங்கள் இனி வைத்திருக்க வேண்டியதில்லை. இது உங்கள் நேரத்தையும் இடத்தையும் மிச்சப்படுத்தும், ஏனெனில் உங்களுக்கு இனி உடல் நிர்வாகம் தேவைப்படாது. எனவே அடிப்படையில், டிஜிட்டல் பதிப்பு அசல் இடத்தைப் பிடிக்கும். கொள்கையளவில், அனைத்து ஆவணங்களுக்கும் மாற்றம் சாத்தியமாகும், இவை தவிர:

1. இருப்புநிலை
2. சொத்துக்கள் மற்றும் பொறுப்புகள் அறிக்கை
3. சில சுங்க ஆவணங்கள்.

இயற்பியல் நிர்வாகம் இல்லாமல், நீங்கள் உண்மையில் நிறைய அலுவலக இடத்தையும் உங்களுக்கு நிறைய கூடுதல் வேலைகளையும் சேமிக்க முடியும். பழைய காப்பகங்களையோ அல்லது அடைக்கப்பட்ட அலமாரிகளில் உள்ள ஷூப்பெட்டிகளையோ பார்க்க வேண்டாம். கடந்த 10 முதல் 20 ஆண்டுகளின் டிஜிட்டல் வளர்ச்சியைப் பார்க்கும்போது, ​​முழுமையான டிஜிட்டல் நிர்வாகத்திற்கு அடியெடுத்து வைப்பது புத்திசாலித்தனம். டிஜிட்டல் முறையில் சேமிக்கப்பட்ட கோப்பை இழப்பது கிட்டத்தட்ட சாத்தியமற்றது, குறிப்பாக நீங்கள் கிளவுட் அடிப்படையிலான தீர்வைப் பயன்படுத்தும் போது. மேலும், டிஜிட்டல் கோப்புகளை லூப் செய்வது மிகவும் எளிதானது மற்றும் விரைவானது. உங்கள் கணக்காளருக்கு உதவவும். உங்கள் கணக்காளரிடம் அவ்வப்போது பேசி, சட்டப்பூர்வ தக்கவைப்புக் கடமைக்கு நீங்கள் இணங்கும் வகையில் நிர்வாகத்தை அமைக்க முயற்சிக்கவும். ஆன்லைன் கணக்கியல் திட்டங்கள் மேலும் கட்டுப்படுத்தக்கூடிய நிர்வாகங்களை மட்டும் வழங்கவில்லை. நன்கு பாதுகாக்கப்பட்ட ஃபயர்வால்கள் மற்றும் பாதுகாப்பான விசைகளுடன், நல்ல ஆன்லைன் கணக்கியல் திட்டங்கள் தானாகவே உங்கள் நிர்வாகத்தை கிளவுட்டில் சேமிக்கின்றன. உங்களையும் உங்கள் கணக்காளரையும் தவிர வேறு யாரும் அணுக முடியாத பாதுகாப்பான இடத்தில், டிஜிட்டல் பாதுகாப்பாக இதை நீங்கள் பார்க்கலாம். அல்லது: வரி அதிகாரிகள், ஆய்வாளர் உங்கள் புத்தகங்களைச் சரிபார்க்க வேண்டும்.

Intercompany Solutions நிதித் தக்கவைப்புக் கடமையைப் பற்றி மேலும் உங்களுக்குத் தெரிவிக்கலாம்

நீங்கள் பார்க்க முடியும் என, நிதித் தக்கவைப்புக் கடமையில் நிறைய ஈடுபாடு உள்ளது. தலைப்பைப் பற்றிய சமீபத்திய சட்டத்தைப் பற்றி எப்போதும் அறிந்திருப்பது புத்திசாலித்தனமானது, எனவே நீங்கள் பொருந்தக்கூடிய அனைத்து டச்சு சட்டங்களுக்கும் இணங்க செயல்படுகிறீர்கள் என்பதை ஒரு தொழில்முனைவோராக நீங்கள் அறிவீர்கள். உங்கள் கணக்காளர் உண்மையில் இதைப் பற்றி உங்களுக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும், அதே போல் இந்தச் சட்டத்துடன் சரியான மற்றும் பாதுகாப்பான முறையில் இணங்குவதற்கான அனைத்து விருப்பங்களைப் பற்றியும் தெரிவிக்க வேண்டும். உங்களிடம் கணக்காளர் இல்லாவிட்டால் மற்றும் எப்படி இணங்குவது என்று தெரியாவிட்டால், அல்லது நீங்கள் சொந்தமாகத் தொழில் தொடங்கி, இதுபோன்ற தலைப்புகளுக்குப் புதியவராக இருந்தால்: இதுபோன்ற எல்லா நிகழ்வுகளிலும், நீங்கள் எப்போதும் தொடர்பு கொள்ளலாம் Intercompany Solutions. சரியான நிர்வாகத்தை வைத்திருப்பதற்கான சிறந்த வழி உட்பட விரிவான நிதி மற்றும் நிதி ஆலோசனைகளை நாங்கள் உங்களுக்கு வழங்க முடியும். வரி செலுத்துதல் மற்றும் உங்கள் வருடாந்திர வரி வருமானத்தை வரைதல் போன்றவற்றிற்கு நாங்கள் ஆதரவையும் ஆலோசனையையும் வழங்க முடியும். மேலும் தகவலுக்கு எங்களை நேரடியாக தொடர்பு கொள்ள தயங்க வேண்டாம்.

ஆதாரங்கள்:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/